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Bei immer mehr Betriebsprüfungen fordern die Prüfer die Verfahrensdokumentation an und ziehen diese in die Prüfung mit ein! Sollten Sie auf Verlangen des Betriebsprüfers keine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation vorlegen können und beeinträchtigt dies die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlicher Aufzeichnungen, liegt ein formeller Mangel vor, der zum Verwerfen der gesamten Buchführung führen kann. Dies eröffnet sodann der Finanzverwaltung weitreichende Möglichkeiten, um Hinzuschätzungen vorzunehmen. Falls daher noch nicht geschehen, erstellen Sie dringend eine Verfahrensdokumentation! Eine bereits bestehende Verfahrensdokumentation bedarf aber auch stetiger Aktualisierung!
Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess, wie steuerlich relevante Unterlagen (Belege und Dokumente) insb.
- empfangen,
- erfasst,
- digitalisiert,
- verarbeitet,
- ausgegeben,
- aufbewahrt und
- entsorgt werden.
Sie dient zum Nachweis, dass gesetzliche Vorschriften über die Ordnungsmäßigkeit der Finanzbuchführung eingehalten werden. Grundlagen zur Verfahrensdokumentation finden sich in den GoBD der Finanzverwaltung – BMF-Schreiben vom 28. November 2019.
Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?
Grundregel: die GoBD fordern für alle IT-gestützten Systeme die Existenz einer Verfahrensdokumentation!
Gerne unterstützen wir Sie bei Anfertigung und Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentation sowie der Begleitung der Betriebsprüfung.
