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Seit 1. August 2022 kann die Bargründung einer GmbH auch ohne Notarbesuch erfolgen. Auch viele Handelsregisteranmeldungen können bald online beglaubigt werden.
Gesetzliche Grundlage hierfür haben das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) und das Gesetz zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiREG) geschaffen.
Dies bedeutet aber nicht, dass man nun keinen Notar mehr für die diesbezüglichen notariellen Beurkundungen oder Beglaubigung bzw. Handelsregisteranmeldungen benötigen wird.
Ein Notartermin wird nach wie vor erforderlich sein. Allerdings besteht nun hinsichtlich des Abhaltens des Notartermins eine Erleichterung dahingehend, dass insb. bestimmte notarielle Beurkundungen (wie z.B. des Gesellschaftsvertrags, der im Rahmen der Gründung gefassten Gesellschafterbeschlüsse sowie der Bestellung der ersten Geschäftsführer) nicht mehr persönlich vor Ort beim Notar stattfinden müssen, sondern nun auch mittels Videokommunikation erfolgen können.
So müssen die möglicherweise in der Welt verstreuten Gesellschafter bei einer Bargründung nicht mehr persönlich vor einem Notar erscheinen. Das kann Zeit, Mühen und ggf. auch Kosten ersparen und damit die Gründung erleichtern.
Ab dem 1.8.2023 soll diese Möglichkeit auch auf GmbH-Gründungen mit ausschließlicher oder teilweiser Sacheinlage erweitert werden.
Der Notar oder die Notarin darf dabei allerdings nur ein von der Bundesnotarkammer bereitgestelltes, besonders gesichertes Videokommunikationssystem verwenden. Private Anbieter wie Zoom oder Skype sind nicht erlaubt. Das neue System muss sowohl die Kommunikation in Echtzeit als auch die elektronische Übermittlung von Dokumenten und Vertragsentwürfen ermöglichen.
Das neue Verfahren umfasst im Wesentlichen folgenden Ablauf:
Zunächst müssen sich die Beteiligten nach § 16 c BeurkG n.F. über ein Zwei-Faktor-Verfahren identifizieren: Dabei erfolgt erst die elektronische Identifizierung mit einem Ausweisdokument der EU, welches eine eID-Funktion aufweist.
In einem zweiten Schritt wird das Lichtbild auf dem Ausweis elektronisch ausgelesen. Außerdem muss der Notar das Foto mit dem Erscheinungsbild der online zugeschalteten Personen abgleichen.
Anschließend errichtet der Notar gem. § 16 b BeurkG n.F. eine elektronische Niederschrift über die Online-Verhandlung – statt des bisherigen Gründungsprotokolls.
Diese elektronische Niederschrift unterzeichnen alle Beteiligten und Notar mit der qualifizierten elektronischen Signatur, § 16 b Abs. 4 S. 1 BeurkG n.F.
Obige Erleichterungen mögen zwar den Gründungsvorgang zum Teil erleichtern und beschleunigen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, keine übereilten Gesellschaftsgründungen ohne vorherige eingehende rechtliche sowie steuerliche Beratung vorzunehmen! Hierzu stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
