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Seit Januar 2022 besteht eine Verpflichtung, ergänzende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen.
Welche Unterlagen sind damit gemeint?
- Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
- Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht
- Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind
- Nachweise der Elterneigenschaft
Was bedeutet das für Sie konkret?
Oben genannte Unterlagen sollen bereits an Sie in elektronischer Form übermittelt werden (von der zuständigen Stelle bzw. dem Beschäftigten). Die Speicherung durch Sie kann in folgenden Formaten erfolgen: pdf, jpeg, bmp, png oder tiff.
Gibt es Besonderheiten?
Ja, Anträge und Erklärungen, für die die Schriftform zwingend erforderlich ist (z.B. Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht) müssen in elektronischer Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen eingereicht werden. Wenn Sie den Antrag in Papierform erhalten, haben Sie ihn in die elektronische Form zu überführen. Wenn Sie die durch Sie erzeugte Datei zusätzlich mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen, können im Nachgang die Papierdokumente vernichtet werden.
Ist eine Befreiung möglich?
Ja, auf formlosen Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung kann man sich von der Führung elektronischer Unterlagen bis 31. Dezember 2026 befreien lassen.
